Strumenti ormai indispensabili per tutte le partite Iva

La fatturazione elettronica, obbligatoria in Italia sia tra B2B (Business to Business) sia tra B2C (Business to Consumer), consiste nell’inviare telematicamente la fattura al Sistema di Interscambio (SdI), il quale la controlla e la inoltra poi al destinatario. Si tratta di un cambiamento nel sistema fiscale e imprenditoriale italiano iniziato nel 2014, con il primo vincolo di utilizzare le fatture elettroniche verso la Pubblica amministrazione (PA), gli enti pubblici e le società quotate inserite nell’indice FTSE MIB della Borsa Italiana.

Nel 2017 l’utilizzo della fatturazione elettronica è stato esteso, in modalità facoltativa, anche agli operatori economici privati, per poi diventare un documento obbligatorio nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati, verso i consumatori finali e per il tax free shopping. Dal 1° gennaio 2019 (con la legge di bilancio 2018) la fatturazione elettronica è stata resa obbligatoria anche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra privati residenti o stabiliti in Italia.

Questa data, oltre a segnare la fine delle fatture cartacee, ha dato il via a un nuovo mercato: i software di fatturazione elettronica sono infatti diventati sempre più diffusi e utilizzati, con diverse soluzioni a disposizione da scegliere in base alle esigenze specifiche e alla conformità alle normative locali.

I vantaggi di utilizzare un Software di fatturazione elettronica

I software di fatturazione elettronica permettono di creare, inviare e ricevere le fatture (attive e passive) attraverso un unico dispositivo, senza più utilizzare carta.

Garantiscono quindi un immediato duplice vantaggio: da una parte, riducono i costi di stampa e spedizione. Dall’altra, migliorano il processo di conservazione e contabilizzazione dei documenti e, grazie all'archiviazione digitale, assicurano un vitale risparmio di spazio all’interno dell’ufficio.

Questo consente anche di ridurre drasticamente gli errori umani causati dal precedente sistema manuale di acquisizione dei dati e di risparmiare tempo prezioso, concentrando le risorse su altri compiti, lasciando al sistema tutto il lavoro e consentendo un’efficiente ottimizzazione dei costi di gestione.

Inoltre, tramite i software di fatturazione elettronica, è possibile migliorare sicurezza e privacy delle informazioni sensibili e avere il massimo controllo e la totale tracciabilità di movimenti e pagamenti.

I software di fatturazione elettronica garantiscono quindi una gestione digitalizzata del ciclo di fatturazione in un’unica soluzione e da qualunque dispositivo, semplificando il processo e offrendo una panoramica completa della situazione fiscale in tempo reale.

Come funziona un software di fatturazione elettronica

Un software di fatturazione elettronica è uno strumento immediato e semplice da usare. Va creata la fattura compilando tutti i campi richiesti (dati, descrizione del prodotto/servizio, importo, ecc.) e inserendo il Codice Destinatario.

Terminata la compilazione, si procede con la firma digitale e la marca temporale, così da certificare il documento e assicurare integrità e autenticità del file.

Fatto questo, la fattura va inviata tramite Sistema di Interscambio, in formato .xml, al destinatario. Nel momento in cui la fattura viene consegnata e poi letta, il sistema rimanda una notifica per informare sullo stato dell’invio o su un errore nella consegna.

Infine, è bene ricordare che le fatture elettroniche per legge devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni.