Dallo scorso gennaio anche i forfettari hanno l'obbligo di fatturare elettronicamente

A partire dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche a tutti i forfettari, portando il mondo delle partite IVA ad avanzare progressivamente verso un futuro totalmente digitalizzato.

Non tutti però hanno ben compreso e apprezzato questo cambiamento, ritenendolo forse ingiustificato. L’idea di “obbligo” può portare le persone a provare un certo astio verso la pratica, ma è importante comprendere una cosa: la fatturazione elettronica è in realtà un grande vantaggio aziendale.

Che si scelga di adottare o cambiare software di fatturazione elettronica, tale strumento permette di ridurre i tempi nell’emissione del documento, mitigare il rischio di commettere errori e automatizzare molti processi. Vediamo di seguito in dettaglio quali sono i benefici di un sistema di fatturazione elettronica.

Come funziona la fatturazione elettronica

Emettere fattura elettronica significa essenzialmente inviare telematicamente il documento in un formato specifico (l’XML) affinché venga correttamente ricevuto, registrato e conservato sia dal cliente che dal Sistema di Interscambio (SdI).

In particolare, il processo si compone dei seguenti passaggi:

- Compilazione. Nel format fornito è necessario inserire tutti i dati necessari, come la data di emissione, il numero progressivo della fattura, le informazioni del mittente e quelle del destinatario e i dettagli del servizio offerto.

- Firma digitale. Fondamentale per assicurare che il documento sia autentico, solitamente un software di fatturazione elettronica la appone automaticamente.

- Invio al Sistema di Interscambio. Si tratta dell’intermediario ufficiale gestito dall’Agenzia delle Entrate che si occupa di ricevere la fattura, verificarne la correttezza e inviarla al destinatario.

- Ricezione della fattura e conservazione digitale. Il destinatario riceve in automatico la fattura nel suo software o tramite la modalità che più preferisce. Le fatture elettroniche attive e passive devono essere correttamente conservate per tutto il tempo di obbligo previsto dalla legge (10 anni).

I vantaggi della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica attualmente è obbligatoria quasi per tutti i possessori di partita IVA e ciò non è stato subito accettato da tutti. Ma è fondamentale comprendere che questa presenta, invece, dei vantaggi soprattutto dal punto di vista di gestione dell’azienda.

Prima di tutto, al contrario di quanto credano molte persone, permette di risparmiare tempo. Viene di fatto eliminata la compilazione manuale e molti dati nel documento vengono spesso inseriti automaticamente dal sistema utilizzato, velocizzando la procedura di compilazione.

Risparmiare tempo significa anche avere un buon ritorno economico, perché il tempo avanzato può essere utilizzato per occuparsi maggiormente del core business, dimenticandosi dei compiti lunghi e noiosi.

Automatizzando il processo di fatturazione, il personale amministrativo può quindi dedicare più tempo ad attività a maggior valore aggiunto, incrementando la produttività complessiva dell’azienda.

Digitalizzare tutte le fatture ha un’ulteriore conseguenza positiva in merito di spazio risparmiato e maggiore sicurezza nella loro conservazione. È possibile dimenticarsi di archivi cartacei e faldoni che occupano scaffali, oltre al fatto che non ci si deve più preoccupare di perdere fisicamente qualche documento e che la loro consultazione sarà più rapida e facile.

Infine, la fattura elettronica è un ottimo strumento di analisi e supporto, se gestita con un software di gestione aziendale. Tali programmi hanno di fatto rapido accesso a tutti i dati e possono quindi generare report e dare un facile sguardo d’insieme sull’andamento dell’impresa: ottimo per ideare una strategia di miglioramento.

Tutti gli strumenti di un software di gestione della fatturazione

I software specializzati nella fattura elettronica e nella gestione aziendale sono gli alleati perfetti di ogni impresa. Questo perché non solo permettono di facilitare i meccanismi di fatturazione e rispettare l’obbligo previsto dalla legge, ma offrono a loro volta numerosi strumenti interessanti, utili al miglioramento dell’andamento del business.

Tali programmi permettono infatti non solo di creare, gestire, inviare e conservare le fatture, ma offrono anche la possibilità di generare documenti affini, come preventivi o note di credito e di debito.

La consultazione è facile e veloce, oltre che l’integrazione di diversi dati al fine di realizzare un andamento generale facilmente monitorabile. In altre parole, le transazioni finanziarie sono registrate e gestite, così da avere sempre sotto controllo tutti i movimenti di entrata e uscita.

Per facilitare le operazioni di realizzazione dei documenti, vi è la possibilità di creare una rubrica clienti e fornitori, aiutando di conseguenza a realizzare un’anagrafica di facile consultazione e dove è reso semplice l’aggiornamento e la ricerca dei dati importanti.

Resta fondamentale il contatto con il commercialista e i software di fatturazione elettronica sono perfetti per avere una comunicazione chiara e diretta: vi è la possibilità di consentire a un esterno l’accesso ai dati e ai documenti utili, così da permettergli di migliorare la propria efficienza.

Infine, non è da dimenticare una delle funzioni più interessanti di questi software: la creazione di report per l’analisi dei dati utili a prendere decisioni strategiche per il futuro dell’azienda.

Vi è, infatti, la possibilità di analizzare gli andamenti, identificare le tendenze di vendita, valutare la redditività dei clienti, dei fornitori e prodotti. Tutto questo, in definitiva, si traduce in una semplicità unica di gestione e utilizzo dei documenti fondamentali, aiutando di fatto l’efficienza, la sicurezza e l’organizzazione della propria impresa.